Vous travaillerez sous l'autorité de la responsable du service protocole

Missions principales:

* Protocole
– Gérer et organiser les différentes manifestations communales et les réunions de travail diverses en lien avec le Cabinet du
Maire et la Responsable du Protocole
– Gérer les réceptions protocolaires et les repas de travail dans les espaces communaux dédiés
– Préparer et accompagner les cérémonies patriotiques
– Gérer le stock de fournitures nécessaires au bon fonctionnement des réceptions
– Approvisionner les services administratifs
– Gérer le secrétariat du Service Protocole

Dans le détail:
– Configurer, assurer l'accueil et le service des apéritifs d'honneur, cocktails, buffets : vernissages, inaugurations, colloques, évènements sportifs ou socioculturels, commémoration patriotiques .
– Déconfigurer les espaces de réception et les manifestations en lien avec le service logistique : mise en place, rangement, vaisselle, etc.
– Gérer les réunions de travail : accueil café, plateaux repas, déjeuners, réunion de majorité, etc.
– Organiser les évènements particuliers : noces d'or, départs à la retraite, cérémonie de médailles du travail, etc.
– Commander le matériel nécessaire au bon fonctionnement du service en lien avec la responsable du protocole : gerbes, fournitures, boissons, matériel protocolaire : drapeaux, médailles, etc.
– Gérer les stocks : médailles de la ville, coupes et autres objets protocolaires.
– Gérer le secrétariat du Protocole : répondre au téléphone, création et mise à jour des tableaux des effectifs, envoi et répondre aux emails, suivi des bons de commande engagés
– Gestion des stocks et des locaux : rangement des locaux attribués au service Protocole
– Gestion des pavoisements de la ville à l'occasion des manifestations patriotiques en lien avec la cellule service logistique

Savoirs:
– Connaître la liste des personnes-ressources en relation avec les élus du conseil municipal
Savoirs faire:
– Capacité à évaluer les priorités des demandes
– Capacité d'adaptation et d'autonomie
– Orthographe et présentation irréprochable
– Savoir travailler en transversalité avec les autres services
– Savoir choisir, contrôler, et quantifier les commandes nécessaires aux diverses manifestations
– Savoir optimiser les commandes (rapport qualité/prix)
– Porter du poids (marchandises/boissons)
Savoir être:
– Maitrise de soi, gérer les situations de stress et réguler les tensions
– Aptitude au travail en équipe
– Sens de l'accueil
– Rigueur, précision et organisation
– Présentation et hygiène irréprochable
– Confidentialité totale
– Disponibilité
– Etre polyvalent(e)
– Etre dynamique
– Etre méthodique
– Etre autonome
– Avoir l'esprit d'initiative

Horaires:
– Lundi-Jeudi : 8h30-17h
– Vendredi : 8h30-16h

Contraintes spécifiques du poste:
– Flexibilité horaire (disponible pour toutes les manifestations de la Commune engendrant la présence du Service Protocole)
– Horaires variables et possibilité de travail en week-end, soirées et jours fériés.

Permis de conduire exigé

Salaire – Rémunération selon profil et expérience