Afin d'accompagner notre structuration, nous recrutons notre Office Manager : un rôle clé, aux côtés de la direction générale, pour bâtir un cadre de travail à la hauteur de nos ambitions. L'Office Manager garantit le bon fonctionnement quotidien de l'entreprise : locaux, services généraux, prestataires, flotte de véhicules et support administratif à la direction. Dans un contexte de transformation et de croissance, il ou elle structure ces activités, formalise les procédures et contribue à la qualité de vie et des conditions de travail (QVCT). Rattaché(e) à la Direction Générale, vous assistez le président et le directeur de l'entreprise, dans un contexte de transformation et de structuration.
Vos missions
– Assurer les prises de rendez-vous à la demande des directeurs,
– Assurer la coordination des moyens généraux de l'entreprise,
– Rapporter de vos actions dans le cadre du SME de l'entreprise.

Domaines de responsabilité
Support administratif à la direction
– Gérer l'agenda et les rendez-vous de la direction générale.
– Superviser l'accueil, les appels, le courrier et les livraisons.
– Organiser le classement et l'archivage des dossiers.
– Réaliser et/ou mettre en forme des supports de présentation.
Support RH et administratif
– Organiser l'accueil logistique des nouveaux arrivants (poste de travail, badges, matériel) en lien avec la fonction RH.
– Aide à la préparation de la paie selon la procédure définie par la fonction RH.
Budget et pré-comptabilité
– Assurer la pré-comptabilité et la transmission des pièces à l'expert-comptable.
– Suivre et contrôler le budget de fonctionnement des services généraux.
Locaux et environnement de travail
– Assurer la gestion des locaux : aménagement, entretien, maintenance préventive et corrective.
– Préparer et conduire les déménagements internes liés aux réorganisations et à la croissance des équipes, y compris les travaux de cloisonnement, avec un objectif d'optimisation des surfaces.
– Gérer l'approvisionnement en fournitures et équipements.
– Contribuer à la qualité de vie et des conditions de travail (QVCT) en lien avec la direction et la fonction RH.
Prestataires et services généraux
– Accompagner la sélection et le pilotage des prestataires : nettoyage, déchets, plantes, accueil, courrier, maintenance.
– Contrôler la qualité des prestations et le respect des engagements contractuels.
– Suivre les échéances et renouvellements des contrats.
Santé, sécurité et conformité des locaux
– Organiser les vérifications réglementaires (électricité, extincteurs, sécurité incendie) et tenir les registres associés.
– Contribuer à la mise à jour du document unique d'évaluation des risques (DUERP) pour le volet locaux et équipements.
– Rendre compte de ses actions dans le cadre du système de management qualité de l'entreprise.
Flotte de véhicules
– Définir les typologies de véhicules et contractualiser avec les loueurs.
– Piloter le renouvellement et l'entretien du parc.
– Gérer les cartes carburant, badges de télépéage et le traitement des amendes, dans le respect de la procédure de désignation du conducteur.
Événements et amélioration continue
– Organiser les événements internes et externes (clients, collaborateurs).
– Formaliser les procédures des services généraux : demandes d'intervention, achats de fournitures, arrivées et départs, déménagements.